Jak organizuję swoją pracę z komputerem

Jeszcze nie tak dawno traciłam bardzo dużo czasu na szukanie plików na komputerze. Często zdarzało się, że miałam je w kilku miejscach. Ale już skończyły się moje męki. 

Zorganizowałam swój system zapisywania plików - a tworzę ich bardzo dużo, z wielu różnych dziedzin. Przetestowałam kilka programów, które wspierają pracę z komputerem - wybrałam, te, które mi najbardziej odpowiadały. 

 

Co mi pomaga w pracy z komputerem

 

Dysk w chmurze

Zapisuję tam wszystkie pliki, ponieważ nie mam bardzo tajnych plików, od których zależy moje życie, za to mam cztery powody, dla których to robię.  

1. W ostatnim czasie dwa razy "załatwiłam" swój komputer. Raz polałam go herbatą i dysk nadawał się do wyrzucenia. A za drugim razem czekając na przesyłkę z DHL kliknęłam w link, który nadszedł dokładnie w tym czasie. Email był teoretycznie z DHL. Nie trwało długo, gdy pliki zaczęły znikać z mojego komputera. Trzymając dane poza moim sprzętem, są bezpieczniejsze.

2. Mam dostęp do moich katalogów wszędzie. Nawet gdybym zechciała przejrzeć wykład dla studentów w środku lasu, z daleka od mojego komputera, byłoby to możliwe. Dostęp do wszystkich moich plików, dzięki dyskowi w chmurze mam również na komórce i żeby je otworzyć, nie potrzebuję dostępu do Internetu.

3. Gdy pracowałam nad czymś w domu, zgrywałam to potem na pendrive, żeby dalej pisać tekst w pracy. W efekcie miałam trzy kopie tego samego pliku. Gubiłam się, która wersja jest poprawna, zapominałam zgrać z pendrive, gubiłam pendrivy. Dysk w chmurze umożliwia utrzymanie porządku, ponieważ mam do niego dostęp - w postaci zwykłych katalogów - zarówno u siebie na komputerze w domu, jak też w pracy (no i jak wcześniej pisałam na komórce). Niezależnie, w którym miejscu pracuję, plik aktualizuje się automatycznie w każdym miejscu.

4. Mogę udostępnić komuś swój katalog na przykład po to, żeby przesłać film albo po to, żeby wspólnie pracować nad jednym plikiem. 

Jestem bardzo aktywna na Instagramie, do którego wchodzę przez komórkę. Muszę mieć dostęp do swojej bazy zdjęć. Jedynym na razie rozwiązaniem, które znalazłam jest właśnie dysk w chmurze, który jest podłączony z moją komórką.   

Ja korzystam z Dropboxa. Kiedyś był darmowy, teraz za darmo jest jedynie niewielka pojemność. Ale godzę się na co miesięczną płatność (40zł), ponieważ wykupuję usługę, którą potrzebuję. 

 

One Tab    

Mam pewien zwyczaj, którego bardzo nie lubi mój komputer. Gdy nad czymś pracuję, to otwieram minimum 10 zakładek w przeglądarce. Komputer mówi w tym momencie do mnie: kobieto nie szalej! i przestaje współpracować. Zainstalowałam wtyczkę One Tab i gdy na nią kliknę, wszystkie otwarte zakładki w przeglądarce znikają i pojawiają się jako jedna lista w One Tab. Dzięki temu komputer odzyskuje oddech i jest zdolny do dalszej pracy, a ja nie gubię ciekawych linków. Gdy kliknie się na któryś link z utworzonej listy, otwiera się od razu odpowiednia zakładka (a link z listy znika). 

 

Jak organizuję zapisywanie plików

Tworzę różne pliki: wykłady z różnych dziedzin, ćwiczenia, wnioski do projektów, realizację projektów, artykuły naukowe, artykuły publicystyczne, sprawozdania, potwierdzenia różnych czynności i zdarzeń, dokumenty finansowe, dokumenty osobiste, zdjęcia i wiele innych. 

Podzieliłam swoją aktywność w komputerze na obszary i tak nazwałam główne katalogi. W katalogach mam często podkatalogi, które z kolei dzielę na kolejne grupy. Czasami ścieżka dotarcia do pliku jest długa (szczególnie w katalogu PRACA), ale dzięki temu wiem, gdzie znajduje się dany plik. 

BIBLIOTEKA

OSOBISTE

FINANSOWE

PRACA

NAUKA

ZDJĘCIA

ARCHIWUM

Ponieważ dużo ciekawych rzeczy można znaleźć w Internecie, kupuję sporo książek w pdf, musiałam założyć katalog BIBLIOTEKA, bo przestałam ogarniać moje zasoby. Utworzyłam podkatalogi związane tematycznie z moimi dobrami na komputerze jak np.: statystyka, marketing, niemiecki, beletrystyka, filmy, niepełnosprawność, wakacje. 

W katalogu OSOBISTE  zapisuję rzeczy, które nie są związane z pozostałymi katalogami np. wyniki badań lekarskich.

W katalogu FINANSOWE zapisuję pity, kwestie związane z ubezpieczeniami i z odszkodowaniami, z płatnościami. 

Katalog PRACA jest u mnie najbardziej skomplikowany, dlatego poświęcę mu najwięcej uwagi. Ten katalog podzieliłam na moje wszystkie aktywności związane z pracą, czyli

Inne

Fundacja

Naukowa

Uczelnia       

Blog

 

Z kolei każdy z nich podzieliłam na kolejne podkatalogi, w taki sposób, że każdy podkatalog, to jedno moje działanie/projekt. Zakładam podkatalog nawet wtedy, gdy wrzucam do niego tylko jeden plik. Tworzę takie szufladki, które czasami mają przegródki. Schemat budowania szufladek w każdym z tych podkatalogów jest podobny. Pokażę na przykładzie działań dla Fundacji Wspierania Rozwoju "Ja też", w której się udzielam. 

 

W podkatalogu Fundacja założyłam katalog Administracyjne, do którego wrzuciłam umowę o wolontariacie oraz inne dokumenty o ogólnej tematyce. Do każdego projektu, z którym mam coś wspólnego założyłam własny katalog np:

PROJ_samodzelna_trasa

Mam też podkatalog WNIOSKI, w którym są zebrane wnioski do projektów, które czekają na decyzję finansową (jeżeli będzie pozytywna, to dla danego projektu założę własny katalog, natomiast jeżeli będzie negatywna, to wniosek czeka na drugie podejście). 

 

Podkatalog Inne - tutaj zapisuję moje pojedyncze, czyli jednorazowe działania. Nazwy nadaję w jednakowym stylu. Na przykład:

UTW_wyk_demogr - to jest podkatalog, do którego wrzucałam swoje materiały

i prezentację na wykład, który przeprowadziłam na Uniwersytecie III Wieku o wyzwaniach demografii w dzisiejszym świecie. 

UTW_wyk_szczescie - tu wrzucałam materiały i prezentację na który przeprowadziłam na Uniwersytecie III Wieku o szczęściu. 

DZUE_wyk_kreat - to jest podkatalog, do którego wrzucałam swoje materiały i prezentację na wykład, który przeprowadziłam dla rodziców w ramach Dziecięcego Uniwersytetu Ekonomicznego.  

TPOWSZ_art_rodzice - tu wrzuciłam tylko jeden plik: tekst mojego artykułu, który ukazał się w Tygodniku Powszechnym

 

Nazwa składa się z trzech członów: GDZIE_forma_co

 

Katalog ZDJĘCIA jest największym moim katalogiem. Fotografia zajmuje coraz więcej mojego czasu, moich myśli i miejsca na dysku. Uwielbiam robić zdjęcia. Do niedawna do zdjęć używałam jedynie telefonu komórkowego. Ale ostatnio kolega pożyczył mi swój aparat fotograficzny, żebym poćwiczyła z bardziej profesjonalnym sprzętem. Jak już wyżej napisałam, moje zdjęcia są na Instagtramie. Dodam, że uwielbiam to miejsce w sieci.   

Jak ogarnąć zdjęcia na komputerze? Przede wszystkim kasuję od razu te zdjęcia, które nie wyszły, które się powtarzają, które nic ciekawego nie pokazują.

Mam dwa systemy katalogowania zdjęć.  

 

System I

Dotyczy wydarzeń, czyli dotyczy tego, co powinnam lub muszę sfotografować. Nazwy katalogów zaczynam od daty, a potem dodaję słowo, dzięki któremu szybko rozpoznam, jakie zdjęcia są ukryte w tym katalogu np.:

2005_09_15_Agata_wycieczka

Przy takim skatalogowaniu zdjęć, przeglądając tytuły domyślam się, co się kryje w danym katalogu. Jeżeli szukam zdjęć z wycieczki Agaty, ale gdy była starsza, to nie zajrzę na pewno do tego. 

 

System II

Dotyczy tego, co wywołuje u mnie emocje i wewnętrznego impulsu, który mówi: rób! . Fotografuję psy, przyrodę, rzeczy, budynki, ludzi na ulicy, swoje dzieci. I tak dokładnie nazwałam katalogi: przyroda, psy, ludzie, dzieci, budynki, miasta, przedmioty. 

Dość długo mi zajęło utworzenie systemu, który opisałam powyżej. Nie wiem, dlaczego, bo wydaje się taki logiczny i prosty. Oczywiście ten system jest dostosowany do moich potrzeb, nie każdemu będzie odpowiadał. 

Potem dość długo zajęło mi uporządkowanie wszystkich plików według schematu, który wymyśliłam. Ale opłaciło się, ponieważ w tej chwili wiem, gdzie znajdę każdy dokument, każdy plik. Nie mam problemu ze znalezieniem zdjęć, które w danym momencie potrzebuję. Nie gubię plików. Oszczędzam czas i nerwy. A o to w tym wszystkim przede wszystkim chodzi. 

 

A jak u Ciebie wygląda organizacja pracy? Z jakich programów korzystasz, przy pracy z komputerem i poruszaniu się po Internecie? 

 

Sprawdź, czy znasz te wpisy: 

5 moich sposobów, gdy kusi nas Internet

o naszym cichym mordercy - czyli bez czego nie da się żyć

jak uczę dzieci korzystać z Internetu

 

No to pa! 

OK! Olga Komorowska

 

zdjęcie: pixabay.com; Lalmch

Ja w mediach

          

Olga Komorowska - Bloglovin